Ein Geschäftsessen mit Kunden, Partnern oder potenziellen Auftraggebern ist nicht nur gut für die Beziehungspflege – es kann auch steuerlich geltend gemacht werden. Vorausgesetzt, der Bewirtungsbeleg ist vollständig und korrekt ausgefüllt. Denn was viele Unternehmer unterschätzen: Ein formaler Fehler kann dazu führen, dass das Finanzamt den gesamten Beleg nicht anerkennt – und damit bares Geld verloren geht.
In diesem Artikel erfährst du, welche fünf Punkte auf einem Bewirtungsbeleg zwingend enthalten sein müssen, wie du Fehler vermeidest und worauf du beim Ausfüllen achten solltest.
1. Ort, Datum und Uhrzeit der Bewirtung
Klingt banal, ist aber essenziell: Der Ort, das Datum und idealerweise auch die Uhrzeit der Bewirtung müssen auf dem Beleg ersichtlich sein. Dies ist in der Regel durch den Kassenbon oder die Rechnung des Restaurants automatisch gegeben. Dennoch sollte geprüft werden, ob alle Daten klar lesbar sind.
Wenn die Bewirtung über mehrere Stunden geht oder außerhalb der regulären Öffnungszeiten stattfindet, kann eine handschriftliche Ergänzung hilfreich sein, um Rückfragen des Finanzamts zu vermeiden.
2. Angabe der bewirteten Personen
Das Finanzamt möchte wissen, wer bewirtet wurde. Dabei reicht es nicht, nur „3 Personen“ zu notieren. Es müssen die vollständigen Namen der bewirteten Personen aufgeführt werden. Zusätzlich ist es hilfreich, ihre Funktion oder den Bezug zum Unternehmen zu nennen – zum Beispiel:
- Max Mustermann (Kunde)
- Lisa Müller (Kooperationspartnerin)
- Thomas Becker (potenzieller Auftraggeber)
Bei größeren Gruppen (z. B. Firmenveranstaltungen) kann alternativ eine Teilnehmerliste beigefügt werden.
3. Anlass der Bewirtung
Einer der häufigsten Ablehnungsgründe durch das Finanzamt ist ein zu unkonkreter oder fehlender Anlass. „Geschäftsessen“ oder „Kundengespräch“ reicht nicht aus.
Besser ist:
- „Besprechung zur Projektplanung Website-Relaunch – Angebotserstellung“
- „Erstkontakt für potenzielle Kooperation im Bereich Social Media Marketing“
Der Anlass muss erkennen lassen, dass ein geschäftlicher Bezug besteht und die Bewirtung nicht rein privat war.
4. Bewirtungskosten im angemessenen Rahmen
Das Finanzamt prüft nicht nur die Formalitäten, sondern auch die Höhe der Ausgaben. Ein Geschäftsessen für zwei Personen mit einem Gesamtbetrag von 480 € für Speisen und Getränke kann schnell Misstrauen wecken.
Grundsätzlich gilt: 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten für Geschäftspartner dürfen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Der eigene Verzehr ist dabei mit inbegriffen, das Trinkgeld sollte separat auf dem Beleg notiert und am besten bar gezahlt werden.
Tipp: Für einfache Berechnungen zur Aufteilung, Netto-/Bruttowerten und Mehrwertsteuer lohnt sich ein Tool wie z. B. diese digitale Bewirtungsbeleg Vorlage, der dir auch beim korrekten Ausfüllen hilft.
5. Eigenhändige Unterschrift und vollständige Rechnung
Der Beleg muss abschließend eigenhändig unterschrieben sein – idealerweise vom Geschäftsführer oder der Person, die die Bewirtung durchgeführt hat. Eine unterschriebene maschinelle Kopie oder ein Scan reicht in der Regel nicht aus.
Auch die vollständige Rechnung des Lokals muss beigefügt werden, inklusive:
- Name und Anschrift des Restaurants
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Genaue Einzelpositionen (keine pauschale Summe)
- Brutto- und Nettobetrag inkl. ausgewiesener Mehrwertsteuer
Nur wenn alle Dokumente zusammen vorliegen und korrekt ausgefüllt sind, kann der Beleg auch vom Finanzamt akzeptiert werden.
Bonus-Tipp: Digitale Tools nutzen
Papierbelege sind fehleranfällig, verblassen schnell und gehen gerne verloren. Mittlerweile gibt es hilfreiche Apps und Tools, die dich beim Ausfüllen und Archivieren von Bewirtungsbelegen unterstützen – einige davon mit direkter Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware oder zum Steuerberater.
Gerade wenn du häufig Bewirtungskosten geltend machst, lohnt es sich, den Prozess zu digitalisieren und zu automatisieren – auch um bei einer Betriebsprüfung alle Nachweise schnell griffbereit zu haben.
Fazit: Ein kleiner Zettel mit großer Wirkung
Der Bewirtungsbeleg mag auf den ersten Blick wie eine Formsache erscheinen, doch für das Finanzamt ist er ein entscheidendes Dokument zur steuerlichen Anerkennung von Geschäftsausgaben. Wer regelmäßig geschäftlich bewirtet, sollte die 5 Punkte aus diesem Artikel wie eine Checkliste behandeln – und sich bestenfalls eine Vorlage oder App zur Hand nehmen, um keine wichtigen Angaben zu vergessen.
Denn korrekt ausgefüllt kann ein Bewirtungsbeleg Jahr für Jahr einen nicht unerheblichen Steuervorteil bringen – falsch ausgefüllt kostet er bares Geld.
